Referat fra bestyrelsesmøde i A/F Stævnen

Referat fra bestyrelsesmøde i A/F Stævnen tirsdag den 30. januar 2018 hos Morten

Dagsorden:

1. Generalforsamlingen 2018
2. Budget 2018
3. Skraldesug
4. Orientering om møde med Promana v/Morten Quirinus
5. Drøftelse af tilbud på trappevask på alle reposer
6. Elektronisk kommunikation – status
7. Eventuelt

Ad 1)
På vores seneste generalforsamling i Ejerforeningen ændredes vedtægterne således at der blev åbnet mulighed for at hvert A/F kunne vælge mellem 3 og 5 bestyrelsesmedlemmer. Dette vil bestyrelsen i A/F Stævnen gerne benytte sig af, så derfor vil vi bede generalforsamlingen om at indvælge et ekstra bestyrelsesmedlem. Samtidig har Morten Kyndbøl bedt sig fritaget for posten som bestyrelsesmedlem på grund af stor aktivitet i hans virksomhed. Dette indebærer at der på den kommende generalforsamling skal vælges 2 nye medlemmer udover det medlem der allerede er på valg. Vi skal også finde en dirigent og en referent til generalforsamlingen. Lars kontakter mulige emner og bestyrelsen opfordrer alle ejere til at overveje om man ikke kunne tænke sig at være en del af den kommende bestyrelse.

Ad 2)
Der er enighed i bestyrelsen om, at vi i 2018 ikke vil igangsætte større projekter af hensyn til vores økonomi/likviditet, idet 2017 var et år, hvor A/F havde en del udgifter. Dog vurderer vi, at der fortsat vil være arbejder/projekter i størrelsesordenen 50-75.000. Når vi har modtaget udkast til årsregnskabet, vil vi tage endelig stilling til hvilke projekter, der skal igangsættes.

Ad 3)
Morten har i december måned rettet henvendelse til Odense Renovation A/S, men vi har endnu ikke hørt derfra. Morten sender rykker for et svar. Det drejer sig om overtrykket i affaldsskakten samt støj fra samme sted til gene for beboerne i stueetagen. Det skal dog bemærkes at Odense Renovation tidligere har oplyst, at anlægget ikke er defekt og fungerer som det skal. Når der pustes luft ud, når lågen til affaldsskakten åbnes, skyldes dette alene normal opdrift grundet varme/kulde effekt, så derfor skal vi måske blot leve med dette pust fra skakten.

Ad 4)
Flemming og Lars havde møde med en repræsentant fra Promana A/S (Morten Quirinus) den 17/1. Formålet med mødet var at bestyrelsen ønsker at overdrage visse opgaver til virksomheden. Der er tale om ad hoc opgaver, der skal løses for administrationsfællesskabet. Dermed undgår bestyrelsen at skulle tage fri fra arbejde og selv betale for dette, når der fremover er behov for projektmøder med håndværkere indenfor normal arbejdstid.
Virksomheden skal fungere som projektkoordinator, og således være tovholder ved projekter. Bestyrelsen er bevidst om at dette medfører større udgifter for administrationsfællesskabet. Hvor stort et omfang denne udgift udgør kendes ikke på forhånd – det kendes først når vi kender opgavernes omfang. Lars har sendt relevant materiale til Promana A/S, og vi afventer derefter svar fra Morten Quirinus angående udkast til en aftale.

Ad 5)
Bestyrelsen har indhentet overslag fra Torbens Erhvervsservice (rengøring) med henblik på at få et overblik over, hvad det vil koste at få vasket gulve m.m. på hver repos. Skal der vaskes hver uge koster det kr. 50.700 årligt og det halve hvis det er hver 14. dag. Desuden skal der etableres stikkontakter på hver repos hvilket koster kr. 6.062. Henset til at der i forvejen er en aftale om gulvvask med hver etages beboere der fungerer tilfredsstillende mener bestyrelsen ikke at vi vil indgå en aftale om vask m.m. Lars informerer Torben om dette.

Ad 6)
Morten – der er tovholder på opgaven – oplyser at vi har e-mail adresser på alle ejere/beboere bortset fra 1 ejer. Dog mangler han en bekræftelse fra enkelte ejere/beboere om korrekt mail adresse. Morten rykker disse ejere/beboere. Hermed vil kommende indkaldelser til generalforsamlinger m.m. blive udsendt elektronisk.

Ad 7)Der er fortsat enkelte radiatorer i kælderen der ikke er blevet justeret. Morten rykker Dansk Installations Teknik så vi kan få lukket for disse radiatorer nu da vi har fået hele kælderregionen isoleret i foråret 2017. Der er desuden fortsat permanent lys i baglokalet i cykelkælderen. Flemming kontakter Lindpro så vi kan få rettet problemet.
Næste møde er den 15/3 2018 kl. 19 hos Flemming.