Referat fra bestyrelsesmøde i A/F Stævnen 28. november 2016

Dagsorden:

1. Konstituering af nyvalgt bestyrelse
2. Repræsentant til Ejerforeningen
3. Godkendelse af referat fra ekstraordinær generalforsamling 22/11 2016.
4. Evaluering af den ekstraordinære generalforsamling
5. Opdatering af igangværende opgaver og fordeling af arbejdsopgaver
6. Fremtidigt samarbejde beboere/bestyrelse (evt. nedsættelse af arbejdsgruppe)
7. Eventuelt herunder fastsættelse af næste møde

Ad 1)

Valgt til formand: Lars Baagøe Hansen, på valg igen i 2018

Valgt til næstformand: Morten Kyndbøl, på valg igen i 2017

Valgt til sekretær: Flemming Mengers, på valg igen i 2017

Ad 2)

Morten Kyndbøl valgtes som A/F Stævnens repræsentant i Ejerforeningen

Ad 3)

Rent formelt skal den nye formand og dirigenten Kim Johannson godkende referatet inden det mangfoldiggøres. Lars sørger for dette.

Ad 4)

Som udgangspunkt er den nye bestyrelse af den opfattelse at den netop afholdt ekstraordinære generalforsamling blev gennemført på en god og ordentlig måde. Der blev udvekslet mange gode og nyttige synspunkter og den nye bestyrelse mener at det giver en god platform for det videre arbejde. Dog skal det understreges at bestyrelsen forventer en god og positiv/konstruktiv dialog med alle ejere.

Ad 5)

Følgende opgaver skal bestyrelsen arbejde videre med i den kommende periode:

• Fornyelse af energimærke. Morten er tovholder og kontakter LEA for ekstra tilbud ud over det der allerede er indhentet hos Energitjenesten
• Opsætning af vand- og energimålere (Techem) Flemming følger op på regningen da vi mener at der er beregnet for 43 lejligheder og ikke 39 som er det reelle antal. Desuden vil vi være sikre på at opsætningen i Stævnen nu er tilendebragt så vi kan arbejde videre med APP m.m.
• Kontakt til SWECO så vi kan få sat ekstra turbo på opgaven med isolering af kælder m.m. Vi har afventet rapporten i en længere periode. Lars kontakter SWECO for at rykke for rapporten. Når den foreligger tager bestyrelsen stilling til det videre forløb. Vi er dog enige om at opprioritere opgaven. SWECO har bedt om adgang til bygningens tag med det formål at undersøge om vandindtrængning  på 9. sal mod syd/øst kan stamme fra revner på tag. Lars kontakter SWECO og aftaler at de kan komme i uge 49. Morten og Flemming ser på adgangsforholdene i den kommende weekend 3/4 dec. og meddeler besked til Lars om alt er OK.
• Afslutning på vores sag mod SKAT angående nedsættelse af ejd. skat. Lars kontakter adv. Jens Munk og forespørger om vi kan lukke sagen ned.
• Morten Kyndbøl vil fremover varetage opgaven med at ajourføre vores hjemmeside. Morten vil kontakte Jørgen Carstensen for at høre om Jørgen vil være behjælpelig med at indføre Morten i kunsten at navigere rundt på hjemmesiden vedr. A/F Stævnen.

Ad 6)

Den nye bestyrelse ønsker at dialogen med ejerne skal foregå i en god og ordentlig tone. Samtidig beder bestyrelsen om forståelse for at vi alle har et fast arbejde ved siden af bestyrelsesarbejdet. Det faste arbejde overstiger ofte de normale 37 timer om ugen så forvent ikke at tingene bliver udført fra dag til dag bortset fra helt akutte opgaver. Nabo uenigheder skal klares lokalt af de implicerede parter og bestyrelsen  ønsker ikke at blive indblandet i sådanne tvistigheder.

Bestyrelsen kan kontaktes via mail eller via telefon. Kontaktoplysningerne fremgår af vores hjemmeside samt af den folder der er blevet omdelt til alle beboere. Vær opmærksom på at henvendelser til bestyrelsen via hjemmesiden ikke kan forventes at blive besvaret.  Det skal endnu engang understreges at bestyrelsen har samme mål som ejerne – nemlig at vi alle kan bo sammen i fred og fordragelighed således at Stævnen bliver et sted som vi alle har lyst til (fortsat) at bebo.  Hvis bestyrelsen bliver udsat for grundløs og negativ grov kritik vil vi hurtigst mulige drøfte dette i bestyrelsen og afgøre om vi skal føre fortsat dialog med budbringeren. Bestyrelsen er dog altid modtagelig for konstruktiv kritik – blot at den fremføres på en ordentlig måde.

Med ovennævnte afsnit in mente håber bestyrelsen på arbejdsro så vi igen kan få udført de opgaver der venter forude og som på grund af den manglende bestyrelse i en periode har været ”skudt til hjørne”

Ad 7)

Bestyrelsen opfordrer alle beboere – såvel ejere som lejere – løbende at tjekke teknikrummet (hvor vand- og energimålere er installeret) for at tjekke om der kommer vand fra ventilerne som kan medføre oversvømmelse og vandindtrængning i lejligheden nedenunder.

Bestyrelsen overvejer at den kommende generalforsamling til A/F Stævnen afholdes på et andet tidspunkt end Ejerforening og P-Lauget. Bestyrelsen vil gerne bede om tilkendegivelser om denne mulige ændring. Vi ønsker at vi ikke fremover kan risikere at komme under tidspres og samtidig kan vi bibeholde vores spisning efter generalforsamlingen hvor kun ejere fra Stævnen deltager. Der vil fremover skulle afholdes 5 eller flere generalforsamlinger på samme tid hvis vi fortsætter som hidtil og det kan give udfordringer også pladsmæssigt.

Næste møde fastsat til den 21. januar 2017 kl. 11.00 hos Flemming Mengers.

For referatet:

Lars Baagøe Hansen

5. sal., lejl. 1