A/F Stævnen
Referat af ekstraordinær generalforsamlingen d. 02.05. 2016 kl. 19.00 i Stjerneskibet, Odense C
Dagsorden:
1. Valg af dirigent og referent.
- Forslag:
– Dialog og afstemning om cykelkælderen skal isoleres, modtaget af Helle Drejer, Stævnen st. 3
– Aktindsigt i varmeregnskabet/offentliggørelse af varmeregnskab, modtaget fra Helle Drejer, Stævnen st. 3
- Valg til bestyrelsen – på valg er Jørgen Carstensen (ønsker ikke genvalg)
Valg af 1. og 2. suppleant. - Valg af revisor
- Valg af administrator
- Eventuelt
Formanden for bestyrelsen, Marie Møllegaard, bød velkommen:
”Velkommen til ekstraordinær generalforsamling, hvor vi skal se a få afsluttet vores årlige generalforsamling, som vi startede d. 6. april 2016.
På generalforsamlingen den dag, føler bestyrelsen, at forløbet udviklede sig i en ret ubehagelig retning. Der var mange mistænkeliggørende spørgsmål, samt insinuationer om dårligt bestyrelsesarbejde m.m. som skabte en dårlig stemning. I bestyrelsen mener vi ikke det er rimeligt, bl.a. at spørge ind til vores private skatteforhold, og rimeligheden i at modtage bestyrelseshonorar, og vi forstår ikke hvorfor det overhovedet skulle bringes på banen.
Grundet den dårlige stemning d. 6.4 vil bestyrelsen derfor gerne, som det første bede om en kort tilkendegivelse (ved håndsoprækning) om der fortsat er tillid til den nuværende bestyrelse, og ser i øvrigt gerne, at denne ekstraordinære generalforsamling holdes i en saglig og ordentlig tone, uden bemærkninger og skjulte hentydninger til os som privatpersoner. Det håber vi alle vil være enige i?”
Ved håndsoprækning blev der givet udtryk for tilliden til den siddende bestyrelse:
Mistillid: 5
Tillid: 7
Neutral: 2
2 stemte ikke
Den manglende opbakning fra en tredjedel af generalforsamlingens deltagere fik bestyrelsen til at overveje at trække sig. Da der ikke fra nogen af de utilfredse var forslag til ny bestyrelse, valgte bestyrelsen at stå for gennemførelsen af generalforsamlingen.
ad.1. Valg af dirigent og referent.
Lars Baagøe Hansen blev valgt som dirigent, Jørgen Carstensen som referent
ad.2. Forslag:
– Dialog og afstemning om cykelkælderen skal isoleres, modtaget af Helle Drejer, Stævnen st. 3
Jesper Jensens fuldmægtig, Jan, fik på vegne af Helle Drejer igen lejlighed til at gennemgå sit oplæg om problemer med alvorlig brandfare for stuelejlighederne, varmetab fra Helles lejlighed til cykelkælderen, lugtgener, og træk fra cykelkælderen, støj fra døre i cykelkælderen. Jesper Jensen og Helle har ved selvsyn konstateret, at isoleringsarbejde og tætningsarbejde i cykelkælderen ikke er lavet ordentligt. (Det skal her påpeges, at oplægget rækker langt ud over det indsendte forslag om isolering af cykelkælderen)
Under debatten kom det frem, at Helle tidligt i sin tid i Stævnen fik medhold i at hendes lejlighed havde et for stort varmeforbrug på grund af kulde fra cykelkælderen. Problemet opstod fordi kælderen fejlagtigt ikke var opvarmet til krævet 16 grader. Der blev tændt for varmen og Helle fik en erstatning fra A/F Stævnen.
Det blev fra bestyrelsen forklaret, at der ikke kan udledes en entydig sammenhæng mellem lejlighedens størrelse og placering i bygningen og varmeforbruget. Der er mange faktorer som er bestemmende for det endelige forbrug: Antal personer, badevaner, rumtemperatur, natsænkning, udluftning, indstilling af radiatorer, placering i forhold til fremherskende vindretning, m.v. Det blev præciseret, at kontrol med varmeforbrug i lejlighederne alene er ejernes ansvar. Foreningen har ikke en konto til at betale for beboere som mener de har brugt for meget varme.
Bestyrelsen pointerede, at bygningens tilstand i cykelkælderen selvfølgelig skal være i overensstemmelse med de standarder, der gjaldt for byggeriet, da vi købte og overtog bygningen i 2008. Bestyrelsen har haft en tro på, at reglerne var overholdt, da bygningen ved indflytningen var godkendt af brandmyndighederne og ved 5-årsgennemgangen i 2013 blev godkendt af ingeniører Henneby Nielsen med hensyn til fejl og mangler. Bestyrelsen ønsker at indhente alternative vurderinger af problemets omfang, hvilket også blev nævnt som et ønske fra flere deltagere på generalforsamlingen. Desuden bør det afprøves, om Henneby Nielsens eventuelle fejlvurdering kan medføre erstatningspligt.
Det stillede forslag indebærer, at cykelkælderen skal isoleres for et beløb på 50-70.000 kr. Det blev påpeget, at der skal foretages genopretning af de mangler, som gør, at bygningen ikke lever op til standerne fra 2008. Der skal derfor ikke foretages forbedringer i forhold til disse standarder. Desuden kan vi ikke være sikre på, at alle mangler kan udbedres for 50-70.000?
Da der ikke har været fremsendt noget detaljeret, skriftligt forslag inden generalforsamlingen, gik generalforsamlingen til afstemning alene på den mundtlige fremstilling fra Jans side .
Der blev af Jørgen Carstensen inden afstemningen stillet forslag til afstemning om proceduren:
”Generalforsamlingen pålægger den kommende bestyrelse at sørge for, at cykelkælderen, depotrum, sprinklerrum er i overensstemmelse med de regler og standarder, der gjaldt ved ibrugtagning af byggeriet med hensyn til brandsikring, tæthed, støj mv. og går derefter videre til næste punkt.”
Dette blev afvist af dirigenten, da forslaget ikke var indsendt rettidigt inden 1. marts.
I stedet blev forslagsstillerens oprindelige forslag nu til 3 forslag, som blev sendt til afstemning:
1- Skal cykelkælderens brandsikring kontrolleres igen af myndighederne for at få sikkerhed for tæthed og lovlighed?
15 stemte for, 1 stemte imod
2 – Skal cykelkælderen isoleres?
10 stemte for, 1 stemte imod og 5 stemte neutralt
3 – Skal dørpumpe i cykelkælderen udskiftes til mere støjsvag model?
Forslaget bliver medtaget af den nye bestyrelse og forsøgt gennemført ved lejlighed.
Dirigentens konklusion på debatten og afstemningen var, at bestyrelsen skal tage initiativ til at sikre at bygningen lever op til brandmyndighedernes krav.
Desuden skal bestyrelsen foranledige at kælderen skal isoleres med de normkrav, der er beskrevet i de tegninger som bl.a. Henneby Nielsen er i besiddelse af. Der skal foretages undersøgelse af Helles lejlighed for at evt. diagnosticere eventuelle mangler i hendes lejlighed for så vidt angår manglende isolering. Vi vil ikke benytte os af vores tidligere rådgiver Henneby Nielsen, men kontakte en anden rådgiver til at hjælpe os med opgaven. Det kunne være et firma med speciale indenfor termografiske undersøgelser af ejendomme
Alt dette i samarbejde og i dialog med de 4 ejere af lejlighederne i stueetagen. Bestyrelsen får lov af låne de skitser og tegninger som Helle Drejer er i besiddelse af.
Bestyrelsen skal sikre, at udgiften til isoleringsprojektet ikke måtte overstige kr. 70.000. Hvis dette er tilfældet skal posten med på budgettet for 2017 og godkendes på generalforsamlingen derefter.
Det sidste element i forslaget om dørpumper blev det besluttet at bestyrelsen tog det til efterretning og at ville tilpasse dørpumperne ved lejlighed.
– Aktindsigt i varmeregnskabet/offentliggørelse af varmeregnskab, modtaget fra Helle Drejer, Stævnen st. 3
Forslaget blev frafaldet
ad 3. Valg til bestyrelsen –
På valg er Jørgen Carstensen (ønsker ikke genvalg)
Lars Baagøe Hansen blev valgt uden modkandidat
Valg af 1. og 2. suppleant
Som 1. suppleant valgtes Poul Henning Fløjborg 2. 3, 2. suppleant Poul Erik Pedersen, 5.4
ad 4. Valg af revisor
Generalforsamlingen bakker op om E/F’s valg af Deloitte
ad 5. Valg af administrator
Generalforsamlingen bakker op om E/F’s valg af LEA Ejendomspartnere
ad 6. Eventuelt
– Det blev foreslået, at bestyrelsesmøderne annonceres i forvejen på hjemmesiden og at mødet er åbent f.eks. den første halve time.
– Forløbet omkring generalforsamling(erne). Der skal planlægges så der vi ikke igen kommer i en situation, hvor der bliver mangel på tid på generalforsamlingen. Bestyrelsen skal bede forslagsstillere om at sikre, at deltagere forud for generalforsamlingen er grundigt orienterede om detaljer i forslaget, så det bliver muligt at foretage afstemninger på generalforsamlingen på et oplyst grundlag. Dette kan gøres f.eks. med skriftligt materiale og orienteringsmøder. Desuden bør der afsættes en tidsramme for behandling af forslag som dirigenten er forpligtet til at overholde.
– Projektgruppe til udarbejdelse af forslag om glas på altaner: Bestyrelsen udarbejder en projektbeskrivelse som definerer hvad projektgruppen skal producere. Herefter søges medlemmer til projektgruppen. Helle Drejer har allerede meldt sig.
– Rettelse til referatet af generalforsamlingen 6.4 2016: Budget 2016. Udgiften til udbedring af altaner og nedløb må maksimalt andrage 280.000 kr.
– Formanden takkede for samarbejdet i bestyrelsen i året der er gået, og sagde farvel til Jørgen Carstensen med en gave.
– Jørgen takkede for gaven og gav udtryk for glæden ved at være en del af bestyrelsesarbejdet siden 2008. ”Jeg har fra begyndelsen arbejdet for at skabe åbenhed, indsigt og gennemskuelighed bl. a. via hjemmesiden, og jeg har naivt troet på, at der kunne skabes et velfungerende elektronisk forsamlingshus for voksne mennesker med en ordentlig samtale om vores fælles bosituation. Det lykkedes desværre ikke, og endnu værre: dårligdommene fra den elektroniske debat har tilsyneladende bredt sig så det også er i orden at svine folk til uden at turde/ville se dem i øjnene. Jeg tror stadig på at åbenhed og gennemsigtighed og en saglig debat er vigtig for at tage de rigtige beslutninger, og det håber jeg den nye bestyrelse vil arbejde videre med”
– Ingelise 8.2 forklarede, hvordan frustrationer over problemer i en privat lejlighed blev til aggressioner mod bestyrelsen for ikke at løse problemet, selv om det ikke var bestyrelsens skyld eller noget bestyrelsen lige kunne udbedre. Efter hendes problem er blevet løst kan hun se det på en ny måde, og anerkender bestyrelsens svære arbejdsvilkår.
Referat: Jørgen Carstensen, Stævnen 4. 4