Arkiv

Arkiv for kategorien ‘Stævnen’

Referat fra bestyrelsesmøde i AF Stævnen

Referat fra bestyrelsesmøde i AF Stævnen d. 23. marts 2021 er nu tilgængeligt under Stævnens faneblad øverst på denne side.

Categories: Stævnen Tags:

Referat fra bestyrelsesmøde i AF Stævnen d. 25. august 2020

Referat fra ovennævnte møde er nu tilgængeligt under Stævnens faneblad øverst på denne side.

Categories: Stævnen Tags:

Håndværkerdag i Stævnen

Bestyrelsen for AF Stævnen har på baggrund af henvendelser fra flere beboere besluttet, at der mandag d. 10. august vil være en håndværker til stede for at reparere eller justere diverse udvendige forhold som f.eks. nedløbsrør, altanbrædder, døre og vinduer der binder m.m.

Frist for rekvirering af håndværkeren til netop din lejlighed er 1. august. Hold øje med postkassen for nærmere information og fremgangsmåde.

Categories: Stævnen Tags:

Referat af fællesmøde for alle bestyrelser den 15. november 2019

28 november, 2019 Ingen kommentarer

  

Fællesmøde 15. november 2019

  

Deltager

Stævnen: Allan, Anders (afbud), Jesper, Tove

Broen: Erik, Henrik, Lars, Kresten (afbud)

Sejlet: Sune, John (afbud), Rasmus, Tom (afbud), Kjeld

Soldækket: Tanja, Mickey, Stig (afbud), Morten (afbud), Hanne

Mesanen: Henrik

  

Dagsorden:

1. Velkomst

2. Orientering om retssagen mod Parkeringslauget Promenaden

3. Udkast til vedtægter for Parkeringslauget Promenaden

4. Orientering om Databeskyttelsesforordningen – GDPR

5. Orientering om affaldshåndtering i Promenadebyen

6. Eventuelt

7. Næste møde

  

1. Velkomst

Erik bød velkommen. Fællesmødet er et uformelt møde, hvor der ikke kan stemmes om afgørende emner, men hvor emner der har/har haft betydning for området bliver drøftet samt mulighed for at netværke og få en god dialog omkring Promenadebyen.

Rasmus blev valgt som dirigent.

Tanja blev valgt som referent.

  

2. Orientering om retssagen mod Parkeringslauget Promenaden

Parkeringslauget blev stævnet juni 2018. Sagen har kørt frem til dommerkendelse juni 2019

Kort oprids af sagen: To investorer havde købt 50 lejligheder og 48 parkerings pladser hvoraf de 34 var i kælder, og 14 var på terræn. I slutningen af 2017 fandt de ud af, at der kun var råderet over 13 plader på terræn.

De kærvede en erstatning på den manglende plads pålydende kr 200.000, samt retten til at hæve kravet hvis der var belæg herfor. Erstatningen blev senere hævet til kr. 350.000.

Dommen endte med kr. 150.000 i erstatningskrav. Hertil kommer procesrenter, sagsomkostninger til dækning af modpartens samt vores advokatudgifter og retsafgift.

Det summede sig op på kr. 224.565.

Parkeringslauget overvejede at anke sagen, men fandt ikke belæg for at dommen kunne falde anderledes ud. Da ingen af parterne har anket sagen inden tidsfristens udløb, anses den for at være lukket.

Grunden til at Parkeringslauget tabte sagen var, at i 2013 blev der udstedt 2 stk. p-beviser over en periode, med underskrift på begge beviser, men til den samme plads, og afleveret til to forskellige.

Spørgsmål fra salen, Sune: Vil den gæld som Parkeringslauget har, blive opkrævet?

Erik: Udgiften bliver opkrævet i forbindelse med bidraget til EF. Om det bliver et samlet beløb eller ej, vil bestyrelsen drøfte.

Spørgsmål fra salen, Lars: Hvordan opkræves der?

Erik: Parkeringslauget opkræver et beløb af A/Férne, som frit kan bestemme hvordan de vil opkræve beboerne.

Der opfordres fra salen til at Parkeringslauget får ryddet gælden af vejen, så den ikke er hæmmende for de fremtidige udgifter.

  

3. Udkast til vedtægter for Parkeringslauget Promenaden

De væsentlige punkter blev gennemgået.

Spørgsmål fra salen: Overvejes det af bestyrelserne at der skal være sammenfald i Parkeringslauget og EF bestyrelse.

Erik: Det er op til den enkelte AF hvem der skal sidde i hhv. EF og Parkeringslauget.

Spørgsmål fra salen: Er der opsat regler for hvor mange p-pladser man må eje, så priserne ikke bliver presset op? Kunne der sættes begrænsning på hvor mange plader pr lejlighed?

Erik/Henrik: Vi kan ikke blande os i den frie handel.

Spørgsmål fra salen: Hvordan stiller man sig i forhold til parkeringsforhold. Fx køber en person tre pladser ved siden af hinanden, og stille en stor vogn som skæmmer området. Der opfordres til at bestyrelsen tager punktet op.

Spørgsmål fra salen, Allan: Har en advokat kigget på forslag til vedtægterne.

Erik: Nej, bestyrelsen har endnu ikke diskuteret det.

På vegne af Kresten, blev fremsendte spørgsmål oplæst, men er forkortet her i referatet: Det er ikke muligt at om rokere parkeringspladser hvis der skulle opstå behov for dette i forhold til evt. handicap parkering.

Erik: P-kælder betragtes som privat adgang, og dermed er der ingen regler vedr. handicap parkering.

  

4. Orientering om Databeskyttelsesforordningen – GDPR

Databehandleraftalen fra LEA skal underskrives

Databeskyttelsespolitik skal afspejle AF som den tilhører.

Hvis begge dokumenter underskrives, så er vi dækket ind vedr. GDPR.

  

5. Orientering om affaldshåndtering i Promenadebyen

Odense renovation har rundsendt information om fremtidig affaldshåndtering.

Typen af affald til indkast i terræn bliver ændret. Madaffald kommes i en udleveret pose.

Poser bliver udleveret af Odense Renovation, og det er op til de forskellige AF at distribuere dem.

Der kommer mere information i december.

  

6. Eventuelt

Spørgsmål fra salen, Mickey: Hvor længe er vi bundet af aftalen med LEA, og er der nogle af de andre bestyrelser der har fået tilbud. Der er store besparelse ved at undersøge markedet.

Erik: Kender ikke til tilbud fra andre. I øvrigt er vi tilfredse med prisen, men ikke med kvaliteten af arbejdet.

Spørgsmål fra salen, Sune: Spurgte ind til opladning af el biler i kælderen. Han er blevet oplyst om at hver lejligheds el-tavler er uafhængige af hinanden, og er dimensioneret så der kan oplades en elbil.

Erik/Henrik: Hvis alle oplader en el-bil, vil den limit af ampere, som huset er dimensioneret til overskrides. Det koster 1000/ampere for hver ampere der skal bruges ekstra.

EF Bestyrelsen er ved at undersøge det

  

7. Næste møde

Der bookes en dato i marts måned. Hvis der ikke er behov for et fællesmøde inden generalforsamlingen, aflyses mødet.

  

Referent: Tanja Brusen, Soldækket

  

Referat af fællesmøde for alle bestyrelser den 13. marts 2019

     

Referent: Sune

     

Mødedeltagere:

Stævnen: Allan, Flemming (afbud), Jesper.

Broen: Erik, Kresten (afbud), Lars.

Sejlet: Rasmus (afbud), John (afbud), Sune, Tom (afbud), Kjeld.

Soldækket: Tanja (afbud), Mickey (afbud), Stig, Morten (afbud), Hanne.

Mesanen: Henrik.

        

Dagsorden:

1. Velkomst

2. Forslag til ændring af vedtægter for Ejerforeningen og procedure for afstemning (Se bilag)

3. Revision af vedtægter for Parkeringslauget

4. Orientering om den verserende stævning/retssag mod Parkeringslauget

5. Persondataloven

6. Maling af sprinklerrør i P-kælderen

7. De grønne papir-/papcontainere i P-kælderen

8. Parkeringsregler og Q-Park

9. Eventuelt

10. Næste møde

     

1. Velkomst

Erik bød velkommen. Fællesmødet er et uformelt møde, hvor der ikke kan stemmes om afgørende emner, men hvor det er muligt at netværke og få en god dialog omkring Promenadebyen.

     

2. Forslag til ændring af vedtægter for Ejerforeningen og procedure for afstemning

Bilaget blev gennemgået af Erik. Proceduren for afstemningen er, at vedtægtsændringerne skal tages op på hver enkelt generalforsamling i A/F’erne. Der stemmes på generalforsamlingen kun om vedligeholdelsespligten af evt. nyopførte glasfacader.

     

3. Revision af vedtægter for Parkeringslauget

På sidste fællesmøde blev emnet diskuteret. I parkeringslaugets bestyrelses har de arbejdet videre med de input der kom. På et tidspunkt, ikke til førstkommende generalforsamling, kommer der et forslag til ændring af vedtægter fra bestyrelsen.

     

4. Orientering om den verserende stævning/retssag mod Parkeringslauget

Erik orienterede forsamlingen om den lidt komplicerede sag. Sagen drejer sig om parkeringspladser på terræn og uklarheder om ejerforholdet mellem disse. Sagen skal for retten 3. juni 2019.

     

5. Persondataloven

Alle A/F’er, E/F samt parkeringslaug har fået tilsendt dokumenter fra vores samarbejdsfirma LEA vedr. persondataloven, som skal godkendes. I Ejerforeningen er aftalen godkendt med LEA efter dialog og revidering.

     

6. Maling af sprinklerrør i P-kælderen

I parkeringskælderen er der sprinklerrør under alle bygninger. Ved gennemsyn af rørene blev det konstateret, at der var rustdannelser på disse rør omkring Sejlet, hvorfor de skal vedligeholdes/males. Efter dialog mellem A/F Sejlet og Parkeringslauget valgte Parkeringslauget at vedkende sig ansvaret for vedligeholdelsen, hvorfor der i kommende budget er afsat penge hertil.

     

7. De grønne papir-/papcontainere i P-kælderen

Der blev diskuteret nødvendigheden af de ovennævnte containere i kælderen efter ytring om helt at fjerne dem, i håbet om, at folk så ikke ville hensætte større stykker affald. Et overvældende flertal mente det var nødvendigt at beholde dem. Parkeringslauget har indgået en aftale med Torbens Erhvervsservice om at fjerne uønsket affald på det pågældende A/F’s regning, hvis beboere ikke selv fjerner det.

     

8. Parkeringsregler og Q-Park

Der blev af Lars (Broen) fremlagt problemstillingen omkring parkering på terræn med gæstekort. Hvis man har overnattende gæster og mangler p-plads, så kan man holde natten over på Byens Ø.

En konkret episode med et parkeringsgebyr til en gæst, af en beboer i Sejlet, blev debatteret. Det er Ejerforeningens holdning, at beboere selv må rette henvendelse til det uafhængige nationale klagenævn.

     

9. Eventuelt

Intet til dette punkt.

     

10. Næste møde

Der bliver meldt ny mødedato ud på et senere tidspunkt.

     

Referat af fællesmøde for alle bestyrelser den 9. november 2018

11 november, 2018 Ingen kommentarer

 

Fællesmøde for bestyrelser i Promenadebyen d. 09. november 2018

 

Deltagere:

Stævnen: Lars B, Allan, Jesper

Broen: Erik, Kresten, Lars R.

Sejlet: Rasmus, John, Sune, Tom, Kjeld

Soldækket: Tanja, Mickey, Hanne

Mesanen: Henrik

 

Ejerforeningen: Erik (Broen), Sune (Sejlet), Jesper (Stævnen), Henrik (Mesanen), Tanja (Soldækket)

P-lauget: Erik (Broen), Henrik (Mesanen), Tanja (Soldækket)

 

Dagsorden:

1. Velkomst

2. Fordeling af udgifter til udvendig belysning

3. Vedligeholdelse af grønne nødudgangsskilte i P-kælderen

4. Orientering om stævning af Parkeringslauget Promenaden

5. Nye vedtægter for Parkeringslauget Promenaden

6. Eventuelt

7. Næste møde

 

1. Velkomst

Erik bød velkommen. Fællesmødet er et uformelt møde, hvor der ikke kan stemmes om afgørende emner, men hvor det er muligt at netværke og få en god dialog omkring Promenadebyen.

Dirigent: Sune, Sejlet

Referent: Tanja, Soldækket

 

2. Fordeling af udgifter til udvendig belysning

Sejlet har tidligere afholdt el-udgifterne til belysning på fælles udendørs områderne.

Der blev opsat en bi-måler i maj 2017, og efterfølgende er der blevet aflæst på strategiske tidspunkter, alt afhængig af når der er tilkommet flere blokke, således at der kan laves et retvisende regnskab, der rækker tilbage til d. 01.02.2012.

Erik gennemgik regnskabet. LEA vil efterfølgende opkræve beløbene hos de enkelte A/F.

 

På området er der stadig elforbrug, som bliver trukket på de forskellige blokkes forsyning. Ejerforeningen har skønnet forbruget, og besluttet at det er mindre beløb, som vil gå under en bagatel grænse:

Hejseporten, Stævnen ca. 769 kr

Lys i rampen, Broen, ca 2506 kr

Lys inden for porten, Broen, ingen tal

Havelamper på begge sider af Soldækket, Soldækket, ca 1639 kr

Bagsiden af Mesanen, Mesanen, 512 kr

 

3. Vedligeholdelse af grønne nødudgangsskilte i P-kælderen 

De grønne nødudgangsskilte i p-kælderen er forskellige alt efter hvilken blok de sidder på. Det betyder at der er forskellige pære til disse. Eftersom hvert enkelte hus har nødudgangsskilte i trappe opgange, som modsvarer dem der er i p-kælder ved hver blok, har P-lauget besluttet at hver hus, selv har ansvaret for disse, da de alligevel har ansvaret for de nødudgangsskilte der sidder i trappeopgange.

 

4. Orientering om stævning af Parkeringslauget Promenaden 

Erik fremlagde en kort redegørelse for stævningen som P-lauget har modtaget på kr. 200.000.

I 2013 eksisterede Broen, Stævnen og Sejlet. Sjælsø ejede området. I sommeren 2013 solgte Sjælsø gruppen 48 ejerlejligheder samt to erhvervslejligheder samt 34 p-pladser i kælder og 14 på terræn til Promenadebyen 1 ApS.

Der vises i materialet at P-plads T1-14 er indeholdt.

Sjælsøs interne advokat sender besked til Kielberg advokater om at T2-15 er handlet.

I slut 2017 tages sagen op, da køber kun har T2-14.

P-lauget har aldrig ejet pladserne, eller modtaget leje for disse.

 

5. Nye vedtægter for Parkeringslauget Promenaden

Der er rundsendt uddrag fra vedtægter for P-lauget.

Disse blev diskuteret i plenum.

P-lauget vil arbejde videre med vedtægterne, med diskussionen in-mente.

 

6. Eventuelt

Følgende emner blev berørt:

Stål-kanter på Finlandgade. Kommunen har besluttet at ændre dette.

Ulovlig parkering i starten af Promenadebyen.

Skader på området i forbindelse med byggeriet af Tolbodhuse.

 

7. Næste møde

Ønskes afholdt som sædvanligt i foråret (onsdag d 13. marts kl 19)

 

Referent: Tanja Brusen, Soldækket

 

Referat fra bestyrelsesmøde i A/F Stævnen den 19. juni 2018 hos Jesper.

25 juni, 2018 1 kommentar

Referat fra bestyrelsesmøde i A/F Stævnen den 19. juni 2018 hos Jesper.

Til stede var: Lars Baagøe Hansen, Flemming Mengers, Allan Hansen og Jesper Christensen

Dagsorden

 

  1. Opfølgning på generalforsamlingen 12. juni samt indkaldelse til ekstraordinær
  2. Godkendelse af navneskilte på facaden
  3. Drøftelse af aftale med Odense Skraldesug
  4. Opdatering af hjemmesiden med ny bestyrelse
  5. Problemer med vand på altaner
  6. Eventuelt herunder næste møde

 

Ad 1)

 

Da forslaget fra Ole Valdemar Andersen, Inddækningsudvalget ikke blev stemt igennem på grund af manglede fremmøde, blev der aftalt en dato for en ekstraordinær generalforsamling i Stævnen.

Datoen bliver 5/7-2018 kl 19.00 i parkeringskælderen under Stævnen. Lars kontakter Lea for indkaldelse. Efter generalforsamlingen giver Flemming kursus i udskiftning af batteriger ved låse på dørene i kælderen, og der bliver set på de forskellige teknikrum tilhørende Stævnen.

 

Ad 2)

 

Bestyrelsen modtaget det endelige forslag fra E/F Promenaden med navneskilte til bygningerne i Promenadebyen. Lars kontakter Erik og godkender det fremsendte, tekst og placering.

 

Ad 3)

 

Tilbud fra Dansk skraldesug Aps.

Tilbudet indeholder rengøring og servicering af indkast 4 gange om året. Service af ventiler/ventilrum 1 gang årlig. Udbedring af stoppet skakt er ikke med i tilbudet. Da de ikke har skrevet nogen pris og ikke har svaret på vores henvedelse afventer vi. I mellemtiden vil Flemming kontakte Broen og høre om deres aftale.

 

Ad 4)

 

Allan tager kontakt til Jørgen Carstensen om hjælp/rådgivning til opdatering af hjemmesiden.

Der skal opdateres beboerliste, bestyrelse, opgavefordeling.

Lars tager en snak med Kim fra Lea med hensyn til GDPR.

 

Ad 5)

 

Hauge Gruppen har været her for at løse problemerne med vandproblemer på de vestvendte altaner, men desværre uden held. Allan tager igen kontakt til Hauge Gruppen for en mere gennemgribende gennemgang. Når problemet er fundet vil bestyrelsen tage stilling til udbederelse.

 

Ad 6)

 

Ingen bemærkninger. Næste bestyrelsesmøde er aftalt til den 28. August 2018 kl. 18.30 hos Allan Hansen.

Categories: Møder, Stævnen Tags:

15 juni, 2018 Ingen kommentarer

Ekstraordinær generalforsamling i Stævnen A/F
D 12 Juni 2018

Dagsorden.:
1. Valg af dirigent og referent.
2. Valg af suppleanter til A/F Stævnens bestyrelse
3. Behandling af indkomne forsalg.
Forslag fra A/F Stævnens medlemmer:

 Ole Valdemar Andersen, Inddækningsudvalget
 Jesper og Dorte Jensen 2,7,3

4. Eventuelt

Formanden bød velkommen.

Næste år vil bestyrelen forsøge at holde generalforsamling en anden dag end
generalforsamlingerne for Promenadebyen og Parkerings lauget, så der er den nødvendig tid til
at diskutere, hvad der vedr. Stævnen.

Punkt 1. Valg af dirigent og referent

Referent: Helle Drejer Hansen

Dirigent: Kim Johannson fra Lea.

Dirigenten startede med at fortælle at generalforsamlingen indkaldt korrekt i henhold til
vedtægterne.

Punkt 2. Valg af suppleanter til A/F Stævnens bestyrelse

Bestyrelsen havde følgende forslag af personer, som blev godkendt

Anders Møllegaard Hansen. 1. sal

Poul Henning Fløjborg, 2. sal

Punkt 3 Behandling af indkomne forsalg.

Ole Valdemar Andersen, Inddækningsudvalget fremlagde forslaget.
Han startede med at sige stor tak til Tove, som har lagt mange kræfter i dette projekt.
Der er blevet sendt tilbud ud, så man kunne se, hvordan konstellationen kommer til at se ud og
et eksempel på, hvordan det enkelte tilbud kan komme til at se ud.
Vedtægter er blevet ændret, men der var ønske at der kom en tilføjelse til.

Vort punkt til afstemning på generalforsamling for Stævnen den 25/4 2018

Der gives tilladelse til, at der kan afskærmes på altaner, med foldeglasløsning af anerkendt leverandør. Lomon YO i Finland, repræsenteret i Danmark af Alument Aps i Fredericia.

Beskrivelse:

Lumon 6 Foldeglas 10-12 mm, Sikkerhedglas.

Glaspaneler udføres i Hærdet glas med polerende kanter

Top/paneler leveres i samme farve som stævnens vinduesrammer.

Tilføjelse til punktet til behandling på den ekstraordinære generalforsamling d 12/6 2018

Ønsker et medlem at benytte sig af muligheden for at etablere afskærmning på altanen afholder denne selv alle udgifter forbundet hermed. Medlemmet påtager sig hele vedligeholdelsespligten og andre af udgifter relateret til installationen.

Den endelige vedtagelse af forslaget i sin helhed er jf paragraf 34.2 betinget af en godkendelse hos bestyrelsen i Ejerforeningen Promenaden. Den endelige vedtagelse er endvidere betinget af en ændring i vedtægterne for Ejerforeningen Promenabyen da forslaget forudsætter at en enkelte ejer selv bekoster vedligeholdelsen og andre andre afledte udgifter, således at de øvrige medlemmer friholdes herfor. Denne vedligeholdelsespligt skrives ind i vedtægerne

Dette er blevet tilføjet, da det er ejeren der bære ansvaret for vedligeholdelse og omkostninger for denne glasinddækning og på ingen måde kan pålægge ejendommens andre beboer og bygningen ansvaret.

Kommentar til dette

  • Der blev nævnt at det korrekte dansk vil nok være at man skrev” afskærmning med foldglasløsningen” og ikke kun ordet ”afskærmning” da dette kunne misforstås.
  • Man spurgte indtil, hvor bredde glassene vil være, da man ville sikre at det gav et pænt billede på bygning, så det kom til at give en helhed og ikke kom til at se uens ud.
  • Bestyrelsen gjorde opmærksom på, at hvis der skulle ske noget med smadret glassene eller noget der tilhøre bygningen, er det ejerforeningens forsikring, der dækker dette.
  • Vinduer pudsning af glasinddækning er ejeren selv, der skal gøre, da det er foldeglas, så ejeren kan selv komme til at vedligeholde dette.
  • Problemer med etablering som kan beskadiget ex nedløbsrør skal man snakke med bestyrelsen, før man begynder at rykke rundt på det.
  • Lige nu kan man ikke få et konkret tilbud pga. man afventer at vedtægterne bliver godkendt.
  • Der var en der forespurgte mht penthouse lejligheden, om man måtte lave overdækning og svaret er at dette var nok mere omkostning fuldt, samt dette skal godkendes af kommunen, da det er øverste i bygningen.

Der var blevet uddelt stemmesedler til at stemme mht. glasinddækning.

Resultatet af afstemningen var at 1.934 jf. fordelingstal og 15 jf. antal stemte for forslaget. Imod var 454 jf. fordelingstal og 4 jf. antal. Dermed kunne forslaget ikke blive vedtaget da man ikke opnåede de krævede 2/3 tilslutning. I forhold til et fremmøde på samlet 2.388 jf. fordelingstal og 19 jf. antal opnåede forslaget tilslutning fra mere end 2/3. Forslaget vil derfor blive behandlet på en ekstraordinær generalforsamling.

Punkt 3. Forslag fra Jesper og Dorte omkring ønske om længere tidsfrister, når der skulle lave ændring.

Og bestyrelsen svarede på dette at de nogle gange var svært at give en længere tidsfrist og det var ikke for at genere nogen, men at vi måtte hjælpe hinanden og sørge for at kommunikationen kom hele vejen til alle.

Punkt 4. Eventuet.

Der blev diskutere lidt omkring parkerings kælderen og videoovervågning om dette ikke burde være aktuelt.

Dette mente man at det lå i parkerings lauget regi, det var blevet undersøgt om vi måtte og da vi beregnes som et privat ejendom er dette tilladt. Men dette bør diskuteres videre på parkerings lauget ekstraordinær generalforsamling.

Formanden sluttede med at takke for god ro og orden.

 

Categories: Stævnen, Uden kategori Tags:

Referat af Ordinær generalforsamling i AF Stævnen

24 maj, 2018 Ingen kommentarer

Referat af Ordinær generalforsamling i AF Stævnen

Onsdag d. 25 April 2018 Kl. 16.30

Dagsorden:

1. Valg af dirigent og referent

2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år

3. Bestyrelses forlæggelse til godkendelse af årsregnskab og status med påtegning af revisor.

4. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår.

5. Valg af medlemmer til A/F Stævnens bestyrelse.

Bestyrelsen har jf. vedtægternes §16.1 valgt at antallet af bestyrelsesmedlemmer ændres fra de nuværende 3 til fremover at udgøre 4 medlemmer.

 Lars Baagøe Hansen, er på valg.

 Flemming Mengers, er ikke på valg

 Morten Kyndbøl, er ikke på valg, men ønsker at stoppe

6. Valg af suppleanter til A/F Stævnens bestyrelse

7. Valg af revisor.

8. Valg af administrator

9. Behandling af indkomne forslag.

Forslag fra A/F stævnens medlemmer:

Ole Valdemar Andersen, Inddæknings udvalget

 Jesper og Dorte Jensen 2,7,3

 Kaj Ludvigsen 2,8,4***

Forslag fra A/F stævnens bestyrelse:

Opsætning af automatisk døråbner i kælderen. ***

10. Eventuelt

(forklaring *** punktet bliver behandlet flere steder)

1. Dirigent: Kim Johannson

    Referent: Helle Drejer

2. Bestyrelsens beretning: (skrevet af Lars Baagøe)

Bestyrelsens beretning for det forløbne år 2017/18 i A/F Stævnen:

Bestyrelsen har afholdt 7 ordinære bestyrelsesmøder siden sidste generalforsamling. Det var første hele år hvor bestyrelsen har fungeret. Alle møder er forløbet i et positivt miljø og alle beslutninger der er truffet er sket i fuld enighed. Desuden har vi haft en repræsentant med til alle ejerforeningens bestyrelsesmøder og derudover er der afholdt 2 fællesmøder på tværs af alle A/F og E/F og P-Lauget. Bestyrelsen er af den opfattelse at det er af stor vigtighed at vi deltager i disse fællesmøder så der kan drøftes løsninger på tværs af vores mange foreninger. Det er vores opfattelse at vi dermed har undgået misforståelser da alle foreninger orienteres og inddrages i beslutninger der er relevante for det enkelte forening.

Bestyrelsen har arbejdet med følgende emner siden sidste generalforsamling:

1. etablering af automatisk døråbner i stueetagen

2. facaderensning/fjernelse af rødalger

3. oprettelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen

4. koordinering af henvendelse fra HTH køkkener angående vores overskabe

5. behandle forsikringssager angående utætte ventiler i teknikrum

6. udskiftning af defekt vindue på 6. sal.

7. Implementering af nyt skraldesug – fra mobilt skraldesug til centralt skraldesug

8. vandindtrængning på 8. sal

9. kuldetjek af lejlighed i stuen

10. inddragelse af hjælp ved større opgaver

11. Indhentning af tilbud på rengøring på alle reposer i ejendommen

12. igangsætning af elektronisk kommunikation

1) I samarbejde med Odense Låseservice har vi fået en yderdør der kan åbne og lukke automatisk til stor glæde for alle. Samtidig lukker døren uden alt for megen støj. Helt undgås kan det dog ikke.

2) Ejendommen har været plaget af invasion af rødalger som har skæmmet vores facader. Derfor blev det vedtaget på vores sidste generalforsamling at vi ville bruge et forholdsvis stort beløb på fjernelse af disse alger så vores ejendom igen kan fremstå pæn og ren. Dette arbejde blev tilendebragt i forsommeren 2017.

3) Ligeledes blev der på generalforsamlingen givet accept på at vi får oprettet en drifts- og vedligeholdelsesplan for ejendommen. Vi modtog planen i efteråret 2017 og det er vores hensigt at bruge denne plan i vores arbejde herunder i budgetteringsfasen. På grund af de store udgifter på ejendommen i sidste regnskabsår ønsker bestyrelsen ikke at der igangsættes tiltag i indeværende regnskabsår fordi vi ønsker at konsolidere vores økonomi og da planen ikke påpegede kritiske arbejder har vi valgt denne løsning i år.

4) Via LEA har bestyrelsen modtaget besked om at HTH køkkener ønskede at eftermontere ekstra beslag på vores overskabe i køkkenet. Dette er sket hos de fleste lejligheder men der var desværre nogle ejere der ikke har reageret på henvendelsen og som derfor ikke har fået eftermonteret disse beslag.

5) Der har desværre været flere tilfælde af vandindtrængning i en lejligheds teknikrum med den uheldige følgeskade at underboen har oplevet vandskade i sin lejlighed. Som vi har beskrevet flere gange i vores bestyrelsesreferater skal vi alle huske at tjekke om der er utætte ventiler i teknikrum eller om der konstateres vandindtrængning. Det er til stor gene for underboen der skal leve med følgevirkningerne – bestyrelsen sørger dog for at skaden anmeldes til vores forsikringsselskab.

6) En lejlighed på 6. sal har oplevet at et vindue pludselig slog revner – også her fik vi hjælp til udgiften af vores forsikringsselskab. Der var dels udgiften til selve vinduet men også arbejdsløn og liftleje udgør en betydelig udgift som vi heldigvis fik dækket.

7) Vores skraldesystem er ændret fra mobilt skraldesug til centralt skraldesug. Der har været visse udfordringer med ændringen men nu skulle vores skraldesug fungere efter hensigten. Morten Kyndbøl har brugt en del tid på problemer med “overtryk” i selve skakten. Dette er sket efter henvendelse fra en ejer i

ejendommen. Det er dog ikke et problem som kan genkendes hos hverken GK Ventilation eller Odense Skraldesug. Det hænder desværre at beboere ofte kaster affald i skakten der i hvert fald ikke er på den vejledning som findes tæt på lågen. Det medfører en udgift for hele A/F hver gang at Odense Renovation skal afhjælpe problemet.

8) Bestyrelsen har i samarbejde med ejerne på 8. sal arbejdet på at få afhjulpet problemet med vandindtrængning omkring vindue mod syd-øst. Vi troede faktisk at problemet var løst men desværre fik vi melding om ny vandindtrængning. Så måtte vi på ny engagere en tømrer og en lift og nu tror vi at problemet er løst igen. Det var muligvis sket da facaderne blev renset inden algerne blev fjernet.

9) Vi modtog en henvendelse fra ejerne i en lejlighed i stuen. Den gik ud på at ejerne oplevede at ydervæggene synes kolde – i hvert fald mere kolde end de burde være. Bestyrelsen fik en god dialog med ejerne og vægge og gulve blev målt og ikke fundet køligere end andre ydervægge i andre lejligheder i ejendommen. Alle 4 stuelejligheder skulle da også gerne opleve at isoleringen af loftet i kælderen nu slår i gennem i form af mindre kuldeindtrængning.

10) På grund af mange henvendelser for ejere/lejere samt mange opgaver f.eks. behandling af vandskader besluttede bestyrelsen at indhente hjælp ved større opgaver. Formålet er dels at få eksperter involveret og samtidig at bestyrelsen ikke skal bruge feriedage på møder med eksterne virksomheder da vi synes at det vil være uretfærdigt i det omfang som har været det seneste år. Det skal dog understreges at vi endnu ikke gjort brug af denne mulighed.

11) Bestyrelsen har forsøgsvist indhentet tilbud på rengøring på alle reposer i ejendommen. Tilbuddet er indhentet hos Torbens Erhvervsservice. Hvis vi får gjort rent hver uge koster det kr. 3.380 plus moms pr. måned. Dertil skal lægges oprettelse af stikkontakter som beløber sig til kr. 4.850 plus moms for alle reposer. Bestyrelsen har besluttet at sparke tilbuddet til hjørne indtil videre. Der findes i forvejen en god ordning blandt beboerne som ser ud til at fungere.

12) På ejerforeningens ekstraordinære generalforsamling 31/5 2017 blev det vedtaget at vi fremover bruger elektronisk kommunikation med ejerne – der er fortsat flere af Jer ejere der ikke har fået bekræftet Jeres mail adresser hos LEA. Dette skal I gøre hvis I ønsker at modtaget indkaldelse til generalforsamling varmeregnskab m.m. I modsat fald får I indkaldelser m.m. med fysisk post hvilket kan tage tid.

Derudover har vi anvendt vores sparsomme fritid på flere andre forskelligartede opgaver som jeg ikke vil opremse her af hensyn til at vi kan overholde vores tider i dag.

Denne beretning er måske den sidste som den nuværende bestyrelse fremlægger, idet vi er bekendt med at nogle ejere har kontaktet andre ejere af lejligheder i Stævnen med henblik på – efter vores opfattelse – at få væltet den nuværende bestyrelse. Vi synes at det er en noget usædvanlig adfærd da ejerne bl.a. har kontaktet andre ejere for at “kapre stemmer” samt lagt de har lagt deres cv på vores hjemmeside. Desuden valgte de omtalte ejere begge at opstille til bestyrelsen imod sædvane. Bestyrelsen mener at det er op til de øvrige ejere at vurdere om det er OK. Det skal dog understreges at alle “spilleregler” er overholdt. Bestyrelsen mener dog at det er problematisk at disse 2 beboere dermed kan få reel magt til at bestemme 100% i A/F Stævnen. Det er dog ikke en adfærd som den siddende bestyrelse har set før i de 10 år som foreningen har eksisteret og vi er bange for at der dermed graves grøfter og det vil bestyrelsen ikke være en del af.

Bestyrelsen i A/F Stævnen

Kommentar til bestyrelsens beretning.

Der blev spurgt ind til problemerne omkring skraldesuget, Odense renovation og de tiltag, der vil blive gjort for at løse dem.

En beboer spurgte ind til nogle problemer, han havde undret sig over, som var i bygningen, men dirigenten udbad sig, at det blev taget op under eventuelt, da det ikke direkte var noget, der var blevet nævnt i formandens beretning.

En anden beboer forhørte sig omkring facadebehandlingen og frygtede, at vi ville lide af samme problem, som der ser ud, som de havde i den anden bygning, det grålige skær.

Flemming fra bestyrelse svarede, at det vil vi ikke få, da den anden bygning kun havde fået behandlet 2 sider med algebehandling, og det var ikke den side, som vendte ind mod stævnen.

9. Behandling af indkomne forslag.***

Dirigenten ønskede, at lave om i rækkefølgende af punkterne på dagsordenen og ville gerne tage Kaj Ludvigsen punkt på dette tidspunkt:

Kaj fremlagde, at han havde fundet ud af, at valgproceduren ikke var blevet fulgt korrekt, hvilket han ikke havde været klar over før og fremlagde de korrekte regler.

– Fuldmagt skal være skriftlig

– Dagsorden skulle være sat op, så indkomne forslag skulle have kommet før valg af bestyrelse e.l. så de måske kunne få indflydelse på valget.

– Afstemning efter fordelingstal.

– 3 navne på stemmesedlen ellers var den ikke gyldig

– etc.

Dirigenten informeret, at Kaj havde fået skriftlig svar fra Lea, og alle var velkommen til at få dette udleveret også.

Derefter sprang vi tilbage til den oprindelige dagsorden.

3. Bestyrelses forlæggelse til godkendelse af årsregnskab og status med påtegning af revisor.

Resultatopgørelsen:

Tallene blev gennemgået og der var følgende kommentar fra formanden.:

Fælles varme og vand var i nul, da dette fra i år går direkte til slutbrugeren.

Der var blevet skiftet en pumpe i kælderen, som kom som en uforudset udgift, men den skulle skiftet, da den var i stykker og der var en frygtelig lugt i huset. Denne omkostning belastede bl.a vedligeholdelse kontoen, så vi kom ud med et underskud på ca 81.600, men pengene var på kontoen.

Derefter blev balancen fremlagt. (Deloitte har godkendt dette regnskab)

Kommentar til regnskabet.:

Der blev spurgt til facadebehandlingen, som havde en afvigelse på 41.000,- svaret var at man mente det måtte være momsen, det drejede sig om, da det passede på beløbet.

Derefter blev der stemt om regnskabet var korrekt, og ikke, om man var enig i de beslutninger, der var taget. Og det blev godkendt ved håndsoprækning.

Så blev der sprunget i dagsorden igen, da bestyrelsen mente, det var mere korrekt, at få dette punkt med inden budgettets fremlæggelse.

9. Behandling af indkomne forslag.

Forslag fra A/F stævnens bestyrelse:***

Opsætning af automatisk døråbner i kælderen. (ca 38.000,-)

Bestyrelsen vil forhøre sig om interessen i, at vi skulle investere i endnu en døråbner. Denne gang ind mod parkeringens kælderen, men dette blev nedstemt med følgende kommentar:

– Døren lukker perfekt, efter den blev stillet

– Der blev forlagt, at det var muligt at stille på dørpumpen, så den aut. holdt sig åben 25 sek. når man havde åbnet den.

– Kørestolsbrugere så det ikke som at være et problem, der ikke var automatisk døråbner i kælderen.

– Pengene kunne bruges bedre i år, for det var mere et “nice to have” end “need to have” ønske. Dog vil det være en mulighed om nogle år.

– Beboerne havde generelt den holdning, at man vil hellere bruge pengene til vedligeholdelses kontoen end til en aut. døråbner, så dette forslag blev udskudt ( bestyrelsen trak derpå forslaget).

Derefter forsatte fremlæggelse af budget.

Kommentar fra formanden.:

– budgettet omkring honorar til bestyrelsen var forøget pga. man ønskede at gøre brug af de nye vedtægter, om der gerne måtte være 4 medlemmer frem for 3.

– Elforbruget var meget større, begrundelsen for dette var, at det gennem årene havde været fordelt forkert og var blevet belastet Sejlets konto frem for hele promenadebyen. Det var der blevet rettet op på nu, så vi havde lige en efterslæb regning.

Kommentar til budgettet:

En beboer forslog vi satte mere ind på vedligeholdelseskontoen, da han mente, der var en del, der burde i ordnes i fremtiden og nævnte nogle eksempler.

Bestyrelsen svarede, at de gerne modtog forslag til forbedringer, men ønskede det skulle forgå i fordragelighed, hvilket alle var enig om.

Valg af medlemmer til A/F Stævnens bestyrelse.

Lars Baagøe Hansen, er på valg.

Flemming Mengers, er ikke på valg

Morten Kyndbøl, er ikke på valg, men ønsker at stoppe

En beboer kom med et indlæg, for han var lidt bekymret over, at der var to, der havde meldt sig som kandidat fra samme lejlighed. Vores nuværende vedtægter dækker ikke sådan en opstilling, og kunne i værste fald give “for meget magt”, hvis begge blev valgt ind og især, hvis en af dem blev formand. Han underkendte på ingen måde deres evner som kandidater og syntes, det var modig og prisværdig af enhver, som stillede op til en bestyrelse.

Følgende kandidater var på valg til bestyrelsen:

Jesper Christiansen

Dorte Jensen

Jesper Jensen

Lars Baagøe Hansen

Allan Hansen

(Der blev spurgt til Allans cv, da han var ny for bygningen. Han er selvstændig og har en industri -virksomhed, samt har en international bestyrelses uddannelse og er del af flere bestyrelser.)

Afstemningen forgik via stemmesedler og efter fordelingstal.

Bestyrelsen konstituerede sig efter generalforsamlingen og er herefter således sammensat.

Formand – Lars Baagøe Hansen

Næstformand – Allan Hansen

Sekretær – Flemming Mengers

Bestyrelsens repræsentant i Ejerforeningen Promenaden – Jesper Christensen

Valg af Administrator og Revisor blev følgende:

Administrator : Lea Ejendomspartner.

Revisor: Deloitte Statsautoriseret Revisionspartner.

Herefter blev generalforsamlingen afbrudt, og der mangler, derfor valg af suppleanter og de resterende punkter på dagsordenen for generalforsamlingen.

Det var dog ikke den fornødne tid, så der vil blive indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling. Hvor nedenstående punkter vil blive behandlet.

Manglende punkter fra dagsorden:

06 Valg af suppleanter til A/F Stævnens bestyrelse

07 Behandling af indkomne forslag.

Forslag fra A/F stævnens medlemmer:

Ole Valdemar Andersen, Inddæknings udvalget

 Jesper og Dorte Jensen 2,7,3

08 Eventuelt

Næste år vil generalforsamlingen blive lagt, så der er tid til at fuldføre den.

 

 

 

 

Categories: Generalforsamlinger, Stævnen Tags:

Referat fra bestyrelsesmøde i A/F Stævnen den 3. maj 2018 hos Lars

23 maj, 2018 Ingen kommentarer

Til stede var: Lars Baagøe Hansen, Flemming Mengers, Allan Hansen og Jesper Christensen

Dagsorden

  1. Konstituering herunder udpegning af repræsentant til Ejerforeningen Promenaden
  2. Fordeling af arbejdsopgaver
  3. Ny generalforsamling herunder fastsættelse af tid og sted
  4. Drøftelse af vandproblem v/altaner
  5. Perioderegnskab 1/1 til 31/3 2018
  6. Eventuelt

Ad 1)

Lars bød de nye bestyrelsesmedlemmer velkommen med ønsket om et positivt og konstruktivt samarbejde det kommende år. Bestyrelsen konsoliderede sig således:

  • Formand – Lars Baagøe Hansen
  • Næstformand – Allan Hansen
  • Sekretær Flemming Mengers
  • Bestyrelsens repræsentant i Ejerforeningen Promenaden – Jesper Christensen

Vi skiftes til at afholde bestyrelsesmøderne, og vi aftalte at referaterne fra møderne udarbejdes af det medlem hvor mødet afholdes.

Ad 2)

Vi aftalte at arbejdsopgaverne fremover skulle fordeles på følgende måde:

Jesper:

  • Kontakt til Ejerforening
  • nøgleadministration herunder kontakt til Odense Låseservice

Lars:

  • Behandling af beboerhenvendelser
  • kontakt til Torbens Haveservice, LEA og Azets (ejd.administrator)

Allan:

  • opdatering af beboerlister og navne på postkasser og navneskilte ved dørklokken i stuen udenfor
  • diverse ad hoc opgaver

Flemming:

  • udskiftning af defekte pærer i fælles arealer
  • småopgaver og alm. vedligeholdelse
  • beboerhenvendelser angående spørgsmål til el/varme og vand
  • kontakt til skraldesug

Helle Drejer Hansen er fortsat bestyrelsens hjælper, når der skal indlægges referater på vores hjemmeside. Ovennævnte opgavefordeling er ikke udtømmende og der kan derfor forekomme andre opgaver der skal fordeles til bestyrelsen.

Ad 3)

I forbindelse med afholdelse af den sidste generalforsamling blev der fra flere ejere udtrykt utilfredshed med, at vi ikke kunne nå at færdiggøre vores egen generalforsamling, da vi kun havde begrænset tid til rådighed til vores generalforsamling. Bestyrelsen er enig i kritikken, og vi vil derfor tage skridt til at kommende generalforsamlinger i A/F Stævnen afholdes på et andet tidspunkt end generalforsamlingerne i øvrigt i P-Lauget og Ejerforeningen og de enkelte administrationsfællesskaber.

Vi mangler fortsat at få afviklet resten af vores generalforsamling i A/F Stævnen og bestyrelsen vil derfor afholde generalforsamlingen tirsdag den 12. juni 2018 kl. 19.00. Vi kender p.t. ikke stedet men det får ejerne besked på via indkaldelsen.

Vi har fortsat 2 forslag der ikke nåede at blive behandlet på generalforsamlingen bl.a. forslaget om altaninddækning. Der har været sået tvivl om hvem der har vedligeholdelsespligten på bl.a. glas og ”skinner”. Problemet er efterfølgende drøftet med ejerforeningens formand og vi er af den opfattelse at det ikke er nødvendigt at ændre vores vedtægter igen. Sker der skade på glasinddækningen vil forsikringen forventeligt dække en sådan skade. Jesper Christensen vil kontakte vores forsikringsselskab, idet vi vil være sikre på at forsikringsselskabet også deler vores opfattelse om at skader på glasset dækkes via husforsikringen. Vores forsikringsselskab hedder Alm. Brand, Erhverv har vi har police nr. 100938847.

Ad 4)

Flere beboere har oplevet at der driver meget regnvand ned af altanerne specielt på vestsiden – også mere end der kan forventes. Bestyrelsen er enige om, at vi vil undersøge problemet nærmere. Allan Hansen er tovholder på denne opgave og tager kontakt til en kloakmester. Flemming foreslog at Allan kunne undersøge hvem der har udført opgaven med udbedring af nedløbsrøret på vestsiden af bygningen for nogle år siden. Kim fra LEA kender måske navnet på kloakmesteren. Så kunne vil kontakte denne kloakmester der jo er kendt med bygningen.

Ad 5)

Vi har modtaget perioderegnskabet 1/1 – 31/3 2018 fra LEA og det udviste et overskud på kr. 32.059 mod budgetteret kr. 23.588. Det er udgifterne til vedligeholdelse der er lidt lavere end forventet. Ellers gav regnskabet ikke anledning til spørgsmål.

Ad 6)

Ingen bemærkninger. Næste bestyrelsesmøde er aftalt til den 19. juni 2018 kl. 18.30 hos Jesper Christensen.

Categories: Positivitet, Stævnen Tags: