Referat fra bestyrelsesmøde i A/F Stævnen den 5. februar 2019

Til stede var: Lars Baagøe Hansen, Allan Hansen og Jesper Christensen

Afbud: Flemming Mengers

Dagsorden

1. Drøftelse af henvendelse fra Odense Kommune ang. evt. manglende brandsikring

2. Akustikregulering på reposer

3. Drifts- og vedligeholdelsesplan fra Promana

4. Opfølgning på GDPR – jf. henvendelse fra LEA

5. Nyt fra glasinddækningsudvalget

6. Ny konstituering i bestyrelsen

7. Regnskab 2018 samt budget 2019

8. Opfølgning på generalforsamlingen den 2/4 2019 herunder
indkaldelse af forslag

9. Eventuelt

Ad 1)

Bestyrelsen i A/F Stævnen har modtaget et brev fra Odense kommune, byggesag at en beboer i Stævnen 2,4.4 oplever støj og lugt gener fra ejendommens affaldsskakt i sin lejlighed. Allan har været på besøg i den pågældende lejlighed. Da man ikke kan se noget visuelt hvorvidt affladskakt og etageskiller er udført korrekt, er vi blevet enige om at få assistance fra rådgivende ingeniør. Allan tager kontakt til firmaet Sweco. Og kontakter Odense kommune.

Ad 2)

Bestyrelsen har besluttet at afsætte 61.000 kr. i budgettet til opsættelse af akustikplader i loftet på repos fra 1. til 9. sal. Vi afventer pris på sagen med lugt og støj gener fra affaldsskakt inden vi igangsætter opsætningen, da omfanget at problemet ikke kendes.

Ad 3)

Intet nyt at tilføje. Vi følger den vedligeholdsplan OBH gruppen har udarbejdet over Stævnen.

Ad 4)

E/F Promenaden er ved at få udarbejdet en persondatapolitik og en databehandleraftale.

Vi afventer i A/F Stævnen og ser om vi kan gøre brug af det samme materiale for ensartethed i Promenadebyen.

Ad 5)

Glasinddækningsudvalget har haft sendt en skrivelse ud til alle ejere i Stævnen hvor der informeres om hvilke lejligheder der har muligheden for at få installeret glasinddæking.

Det der arbejdes på nu er at få byggetilladelse fra Odense kommune og at Erik fra ejerforeningen Promenaden udarbejder et forslag til vedtægtsændring vedrørende etablering og vedligeholdelse af glasinddækninger. (Udformes som en tilførelse til punkt 32.2 i vedtægter for ejerforeningen Promenaden)

Ad 6)

Da vores formand Lars har solgt sin lejlighed og træder ud af bestyrelsen efter dette møde, bliver Allan midlertidig formand fra d.d og frem til generalforsamlingen d. 2/4-2019, hvorefter bestyrelsen vil konstituere sig på ny.

Ad 7)

Vi havde forud for mødet modtaget udkast til regnskab og budget. Der var ikke det store at bemærke. Regnskabet er tæt på de budgetterede poster overskuddet er som forventet. Beløbet til vedligeholdelse er hævet med 100.000 kr.

Ad 8)

Husk at forslag til generalforsamlingen 2/4-2019 skal være modtaget hos bestyrelsen senest d.1/3-2019

Ad 9)

Bestyrelsen fik sagt stor tak til Lars for det store arbejde han har lagt her i Promenadebyen og som bestyrelsesformand i Stævnen. Vi ønsker ham og Kirsten alt det bedste fremover.

Næste møde er fastsat til den. 7/3-2019 kl 18.30 hos Allan.